Heiðarleiki og öryggi

Heilbrigði og öryggi

Við hjá Examinare leggjum áherslu á að vernda friðhelgi þína og öryggi. GDPR, ný lög um vinnslu persónuupplýsinga, gera meiri kröfur um gagnsæi og því er þessi síða fyrir þig að vita hvað við gerum við vinnslu persónuupplýsinga. Það eru fjölmörg svið sem saman gefa þér heildarmynd af því hvernig við lítum á heilindi og öryggi, bæði varðandi Examinare forrit og fyrir þig sem notanda og viðskiptavin Examinare. Þessum höfum við skipt í fjölda hluta sem geta verið uppfærð og fyllt með fleiri upplýsingum í framtíðinni.

GDPR – Lögin um vinnslu persónuupplýsinga.

GDPR stendur fyrir General Data Protection Regulation og er ný gagnaverndarreglugerð frá ESB sem verður lög í öllum aðildarríkjum ESB frá 25. maí 2018. GDPR kemur í stað núverandi laga um sænsku persónuverndarlögin (PUL). Lögunum er ætlað að vernda heilindi einstaklinga og nútímavæða, samræma og styrkja vernd innan ESB.

Í hverju aðildarríki ESB er eftirlitsstofnun sem mun athuga þetta. Í Svíþjóð er þetta yfirvald kallað Integrity Protection Authority, fyrrum Computer Inspectorate. Á vefsíðu þeirra er að finna frekari upplýsingar og hjálp sem þú getur athugað til að finna út hvað þú þarft að gera. https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/ (Síða er á sænsku)
Þú getur líka fundið enska síðu um GDPR hér: https://www.eugdpr.org/

Vinnsla persónuupplýsinga.

Lögin lýsa því hvernig unnið er með persónuupplýsingar og þar eru tvö mikilvæg hugtök til að skilja. Persónuupplýsingar eru allar upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling (einnig kallaðan skráðan einstakling). Persónugreinanlegur einstaklingur er einstaklingur sem er beint eða óbeint þekktur, einkum með tilvísun í auðkenni eins og nafn, kennitölu, staðsetningu, netfang eða einn eða fleiri þætti sem einkenna hann í líkamlegu, lífeðlisfræðilegu, erfðafræðilegu, sálfræðilegu, efnahagslegu, menningarlegu eða félagslegu tilliti. Vinnsla þessara gagna felur í sér að þú framkvæmir aðgerð eða samsetningu persónuupplýsinga eða safn persónuupplýsinga, óháð því hvort það er gert sjálfkrafa eða ekki. Dæmi um slíka vinnslu eru söfnun, skipulagning, geymsla, vinnsla, dreifing eða eyðing.

Viðkvæmar persónuupplýsingar.

Það er sérstakur flokkur persónuupplýsinga sem lögin fjalla um og sem þú sem ábyrgðaraðili þarft að gæta sérstaklega að, það eru viðkvæmar persónuupplýsingar. Dæmi um viðkvæmar persónuupplýsingar eru gögn sem sýna fram á þjóðernisuppruna, pólitískar skoðanir, trúarbrögð eða heimspekilegar skoðanir eða upplýsingar um heilsu og kynlíf. Upphafspunkturinn er sá að það er bannað að vinna úr þessum persónuupplýsingum en það eru nokkrar undantekningar. Í Svíþjóð er verið að rannsaka þessi verkefni og er stefnt að því að þróa viðbótarlöggjöf í landinu. Lestu meira um (Það er á sænsku, en það er þýðing sem veitt er af vefsíðunni).

Ábyrgðaraðili og vinnsluaðili persónuupplýsinga.

Í vinnslu persónuupplýsinga eru aðallega tvö hlutverk sem þú ættir að vita um og eftir því hvaða hlutverk þú hefur eru mismunandi ábyrgðarsvið. Ábyrgðaraðili gagna (PuA) er sá sem samkvæmt lögum ber endanlega ábyrgð á vinnslu og ákvarðar tilgang og leiðir. Ábyrgðaraðili mun gæta þess að lögum sé fylgt, upplýsa þá einstaklinga sem persónuupplýsingar þeirra eru unnar og gæta þess að friðhelgi persónuupplýsinga sé virt. Gagnavinnsluaðili (PuB) vinnur úr persónuupplýsingum fyrir hönd gagnastjórnanda og ber ábyrgð á tæknilegum og skipulagslegum öryggisráðstöfunum.

Ábyrg og aðstoðarmaður fyrir verkefni í Examinare Services.

Öll vinnsla persónuupplýsinga í forritunum er á þinni ábyrgð. Examinare er gagnavinnsluaðili og gerir tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir til að tryggja að persónuupplýsingar þínar séu meðhöndlaðar á öruggan hátt og í samræmi við lög. Tæknilegum og skipulagslegum aðgerðum Examinare er lýst undir Öryggi.

Þú getur fundið öryggisupplýsingar hér.

Examinare sem persónulega ábyrgur.

Öll vinnsla persónuupplýsinga um þig sem viðskiptavin, notanda eða þátttakanda í þjálfun okkar er ábyrgð okkar á persónuupplýsingum, þegar þú pantar Examinare þjónustu, Hafðu samband eða skráðu þig í eitthvað af námskeiðum okkar. Það sem við gerum og gerum ekki með persónuupplýsingar þínar, höfum við lýst í persónuverndarstefnu okkar.

Þú getur fundið persónuverndarstefnu okkar hér.

Grunnreglur GDPR.

Lögin eru byggð á 7 grundvallarreglum:

• Lögmæti, réttmæti og gagnsæi
• Takmörkun á tilgangi
• Lágmörkun gagna
• Réttlæti
• Lágmörkun geymslu
• Heiðarleiki og trúnaður
• Ábyrgð

Hvað grundvallarreglur þýða, getur þú lesið um hér: https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforordningen/principer-for-behandling-av-personuppgifter/ (Hlekkurinn er á sænsku, en ensk þýðing er veitt af vefsíðunni).

Lagalegur grundvöllur.

Í samræmi við meginregluna um lögmæti, reglugerð og gagnsæi þarftu stuðning í persónuverndarreglugerðinni til að leyfa vinnslu persónuupplýsinga. Þessi lagagrundvöllur er það sem þú þarft að hafa samning, lagaskyldu, grundvallarhagsmuni, almannahagsmuni, vald eða hagsmunajöfnun til að vinna úr persónuupplýsingum.

Lagalegur grundvöllur fyrir upplýsingum í Examinare þjónustu.

Hvaða lagalegur grundvöllur er fyrir vinnslu persónuupplýsinga í Examinare þjónustu, þú sem einn ábyrgur fyrir persónuupplýsingum verður að finna út og skjalfesta. Það getur verið breytilegt frá tilviki til tilfellis eftir starfsemi, hvaða lög þú þarft að fylgja, ef þú safnar upplýsingum sem krafist er eða sem gæti verið gott að hafa.

Óskipulagð efni.

Í PUL höfum við haft undantekningu í Svíþjóð, þar sem við þurftum ekki að hugsa um hvernig persónuupplýsingar eru unnar. Þessi undantekning er kölluð „Code of misconduct“. Það þýddi að við höfum getað haft persónuupplýsingar í svokölluðu óskipulagðu efni, sem er hlaupandi texti og frjáls texti eins og skjal, tölvupóstur, vefsíður eða minnisblokk í kerfi. Misnotkunarreglan hverfur nú með GDPR og þýðir að þú þarft að kortleggja hvaða persónuupplýsingar eru í öllu óskipulögðu efni og þarft að byrja að meðhöndla það á sama hátt og skipulagt efni.

Þetta er það sem þú þarft að hafa í huga þegar þú notar Examinare þjónustu.

Þú sem viðskiptavinur hefur fjölda atriða sem þú þarft að hafa í huga varðandi vinnslu persónuupplýsinga í Examinare forritum, þar sem þú ert persónulega ábyrgur og aðeins þú ákveður tilganginn og leiðirnar.

Yfirlit yfir persónuupplýsingar í Examinare forritum.

Examinare er þjónustuveitandi og gagnavinnsluaðili fyrir úrvinnslu persónuupplýsinga í Examinare-áætlunum. Sem notandi okkar berð þú ábyrgð á gögnum og þarft að vita hvaða upplýsingum þú safnar, hvers vegna og hversu lengi þú munt halda upplýsingum í forritinu. Hvaða persónuupplýsingar verða unnar af þér í Examinare forritum er aðeins vitað af þér. Ef um er að ræða persónuupplýsingar eða einkafyrirtækisupplýsingar teljast þær persónuupplýsingar eða fyrirtækisupplýsingar. Aðeins þú veist hvaða gögn þú vistar og vinnur úr í Examinare forritum. Við gerðum okkar eigin rannsókn á því hvar og hvaða persónuupplýsingar geta verið unnar í forritum okkar og komumst að því að eftirfarandi upplýsingar geta verið persónuupplýsingar.

Hluti af forriti / þjónustu	Tegund gagna	Reitur	Aukaupplýsingar
Gagnagrunnur viðtakenda	Persónuupplýsingar	Nafn Eftirnafn Netfang: Farsímanúmer Símanúmer Kyn Fæðingarár Fæðingardagur Fæðingardagur Heimilisfang (C/o) Heimilisfang Póstnúmer Borg Staða Ítalía
Gagnagrunnur viðtakenda	Fyrirtæki / Persónuupplýsingar	Nafn fyrirtækis Deildir Titill fyrirtækis
Gögn könnunar	Persónuupplýsingar	Nafn	Nafn er vistað ásamt Contact ID til að varðveita tölfræðilega áreiðanleika.

Examinare Einnig er hægt að búa til sérsniðna reiti og gögn sem eru vistuð í þessum reit eru ekki bætt við listann hér að ofan.

Meðhöndlun milli Examinare forrita í gegnum Examinare API og ytri þjónustu.

Þar sem meirihluti þjónustu Examinare notar Examinare API til að virka, þurfum við einnig að upplýsa þig um hvernig þau eru notuð. Samþættingarnar sem þú notar á reikningnum þínum eru undir þér komið og aðeins þú veist hvaða persónuupplýsingar eru notaðar í þessum kerfum.

Að jafnaði er Könnunartól Examinare alltaf notað sem aðalgeymsla og „tímabundið lánað“ til utanaðkomandi kerfa í gegnum Examinare API. Öll ferli í Examinare utanaðkomandi forritum nota API lykla. Við höfum gengið úr skugga um að engar upplýsingar um viðtakendur þína séu vistaðar utan Könnunartól Examinare. 

Allar upplýsingar eru sóttar í gegnum dulkóðuð tenging. Stefna um varðveislu gagna fyrir bæði Könnunartól Examinare og Examinare ytri þjónustu er að finna með því að smella hér.

Hér að neðan er samantekt á samþættingum sem eru þróaðar og viðhaldið af Examinare, sem sýnir hvers konar upplýsingum er stjórnað og hvort eitthvað er geymt tímabundið á þessum netþjónum eða til að kerfið virki.

Forrit / þjónusta	Tegund tengingar	Vistaðar upplýsingar	Aukaupplýsingar
Dropbox	Einhliða útgangur	Skýrslur sem þú ákveður að samstilla.[O]	Engin lestur á upplýsingum
eBox Sync	Einhliða útgangur	Skýrslur sem þú ákveður að samstilla.[O] Hlaðnar skrár.[O] Uppbyggð gögn til að stjórna könnunum.[O]	eBox er hýst af Examinare í samræmi við utanaðkomandi þjónustu Examinare.
Fortnox samþætting	Einhliða útgangur	Gögn viðskiptavinar: [E] – Tölvupóstur – Nafn – Eftirnafn – Símanúmer – Farsími
Mailchimp	Einhliða útgangur	Gögn um viðtakanda: [E] – Tölvupóstur – Nafn – Eftirnafn
PrestaShop	Einhliða útgangur	Gögn viðskiptavinar: [E] – Tölvupóstur – Nafn – Eftirnafn – Símanúmer – Farsími – Pöntunarnúmer í PrestaShop
Shopify	Einhliða útgangur	Gögn viðskiptavinar: [E] – Tölvupóstur – Nafn – Eftirnafn – Símanúmer – Farsími – Pöntunarnúmer í Shopify
Twilio	Einhliða útgangur	Persónuleg gögn: [E] – Símanúmer – Farsími – Hringdu í kennitölu í Twilio
WooCommerce	Einhliða útgangur	Gögn viðskiptavinar: [E] – Tölvupóstur – Nafn – Eftirnafn – Símanúmer – Farsími – Pöntunarnúmer í WooCommerce
Zendesk (ALLT)	Einhliða útgangur	Gögn um miða: [E] – Tölvupóstur – Nafn – Eftirnafn – Miðanúmer í Zendesk
Clinic Evaluator	Einhliða komandi stefnu	[K] API lykill Fullt prófíl viðtakanda [E] Raðnúmer viðtakenda [O] Stillingar stillingar [O]	Uppsetningarstillingar fela í sér stillingar á tölvupóstskeytum.  Viðtakandi Full Profile = Allar upplýsingar sem þú ákveður að vista í kerfið.
Kannaður um viðbrögð við afhendingu	Einhliða komandi stefnu	[K] API lykill Fullt prófíl viðtakanda [E] Raðnúmer viðtakenda [O] Stillingar stillingar [O] Pöntunarnúmer [O]	Uppsetningarstillingar fela í sér stillingar á tölvupóstskeytum.  Viðtakandi Full Profile = Allar upplýsingar sem þú ákveður að vista í kerfið.
Food Evaluator	Einhliða komandi stefnu	[K] API lykill Fullt prófíl viðtakanda [E] Raðnúmer viðtakenda [O] Stillingar stillingar [O]	Uppsetningarstillingar fela í sér stillingar á tölvupóstskeytum.  Viðtakandi Full Profile = Allar upplýsingar sem þú ákveður að vista í kerfið.
Class Evaluator	Einhliða komandi stefnu	[K] API lykill Fullt prófíl viðtakanda [E] Flokkur Profile [O] Raðnúmer viðtakenda [O] Stillingar stillingar [O]	Uppsetningarstillingar fela í sér stillingar á tölvupóstskeytum.  Viðtakandi Full Profile = Allar upplýsingar sem þú ákveður að vista í kerfið. Class Profile inniheldur aðeins raðnúmer viðtakenda og engar persónulegar upplýsingar.
Stay Evaluator	Einhliða komandi stefnu	[K] API lykill Fullt prófíl viðtakanda [E] Raðnúmer viðtakenda [O] Stillingar stillingar [O]	Uppsetningarstillingar fela í sér stillingar á tölvupóstskeytum.  Viðtakandi Full Profile = Allar upplýsingar sem þú ákveður að vista í kerfið.
Why Cancel	Einhliða komandi stefnu	[K] API lykill Fullt prófíl viðtakanda [E] Raðnúmer viðtakenda [O] Stillingar stillingar [O]	Uppsetningarstillingar fela í sér stillingar á tölvupóstskeytum.  Viðtakandi Full Profile = Allar upplýsingar sem þú ákveður að vista í kerfið.

[O] = Upplýsingar sem eru vistaðar í utanaðkomandi þjónustu. [E] = Upplýsingar frá utanaðkomandi forriti eru vistaðar í Examinare könnunartólinu. [A] = Upplýsingar sem eru aðgengilegar þegar þú eða samstarfsmenn þínir nota utanaðkomandi þjónustu, en eru ekki geymdar í kerfinu. [K] = API lykilupplýsingar sem eru vistaðar í utanaðkomandi þjónustu, en verndaðar með dulkóðuðu geymslu og aðeins aðgengilegar fyrir þína hönd meðan þú notar forritið.

Einhliða innri stefna felur í sér að forritið mun nota vistaðar API-upplýsingar þínar til að fá aðgang að upplýsingum fyrir þína hönd aðeins með leyfilegum innskráningum.

Einhliða útrás merkir að Könnunartól Examinare er að hafa samband við utanaðkomandi þjónustu og í sumum tilfellum heimilar það tímabundna API tengingu frá Proxy til Könnunartól Examinare. Eftir að einstakri beiðni hefur verið lokið er þessari tímabundnu API-tengingu fjarlægt og aldrei endurnýtt.

Kökur á vefsíðum okkar

Allar vefsíður Examinare og vefsíður ytri þjónustu í eigu fyrirtækisins innihalda svokallaðar vafrakökur. Vafrakökur gera vefsíðunni kleift að muna mikilvægar upplýsingar sem gera heimsókn þína á vefsíðuna þægilegri. Sumar aðgerðir þurfa vafrakökur til að virka og mikilvægt er að þú takir eftir því hvaða vafrakökur þú leyfir og hvaða vafrakökur þú getur lokað á.

Lestu meira »

Persónuverndarstefna

Lestu meira um persónuverndarstefnu okkar hér.

Lestu meira »

Öryggi og miðlaraumhverfi

Examinare ber ábyrgð á tæknilegum og skipulagslegum öryggisráðstöfunum í og í kringum Examinare forrit. Þetta þýðir að í Examinare forritum munum við tryggja að nauðsynlegt öryggi sé til staðar, svo sem réttindastjórnun, möguleika á að gera skráningarfærslur og eyða persónulegum gögnum. Þegar engir eiginleikar eru í persónuupplýsingastjórnunarforritinu höfum við innri verklagsreglur fyrir þetta. Aðgerðunum sem Examinare hefur gripið til er lýst nánar hér að neðan.

Auðkenning og dulkóðun.

Öll gagnasamskipti fara fram með Secure Sockets Layer (SSL). Til að fá aðgang að þjónustunni þarf að skrá sig inn með notandanafni og lykilorði.

• Examinare notar dulkóðuð samskipti í formi 256-bita SSL dulkóðunar og 2048-bita opinberra lykla frá RSA. Öll gagnasamskipti til og frá tölvum notenda eru dulkóðuð með SSL, sem er mest notaður internetstaðall fyrir dulkóðuð samskipti. 
• Examinare Notar lykilorðsvernd í því formi að innskráningarferlið er að fullu dulkóðuð, sem þýðir að engar upplýsingar eru sendar sem ódulritaður texti. Lykilorðið er geymt á dulkóðuðu sniði og ef það týnist þarf að endurheimta það með tölvupósti.
• Það er samfelld notandi staðfesting. Hvert símtal til netþjóna Examinare felur í sér skoðun á innskráningarupplýsingum.
• Lykilorð eru aldrei geymd í setum eða smákökum.

Geymsla og öryggisafrit.

Umhverfi Examinare þjónsins er skipt í 2 svæði. Eitt svæði er Könnunartól Examinare, þar sem öll könnunargögn eru geymd innan Svíþjóðar og annað svæði fyrir ytri þjónustu, svo sem Examinare Customer Zone og aðra ytri þjónustu sem notar Examinare API til að tengjast könnunargögnum í Könnunartól Examinare með API upplýsingum.

Dæmi um ytri þjónustu Examinare (hér að neðan nefnd sem ytri þjónusta Examinare) eru, en takmarkast ekki við: Store Evaluator, Delivery Control Survey, Stay Evaluator, Why Cancel, Examinare websites og Examinare Customer Zone o.fl.

Examinare könnun Tool.

Könnunartól Examinare Infrastructure er keyrt á netþjónum í 24 klukkustunda gagnahúsum. Uppbygging Könnunartól Examinare er hýst í Suður-Svíþjóð á óþarfa nettengingum.

• Gagnaverin eru búin eldvarnar- og loftræstikerfi. Það eru til nokkur sjálfvirk reykskynjunarkerfi. Loftkælingarkerfi tryggir að hitastigið sé alltaf lágt og að rakastigið sé ákjósanlegt.
• Gagnaverin eru búin aukarafmagnskerfi og dísilrafmagni sem tryggir rafmagn til netþjónanna og er það nýtt til að tryggja öryggi gagna.
• Hár getu tengingar tryggja aðgang notenda að þjónustunni.
• Aðeins viðurkennt starfsfólk hefur aðgang að gagnasalnum.
• Umhverfi og net netþjóns Examinare eru vernduð með eldveggjum. Að auki er Examinare fyrirbyggjandi með því að fylgjast með og greina eldvegg og kerfisannál.
• Examinare innviði er fylgst með á hverri mínútu fyrir aðgangsvandamál. Ef einhver vandamál koma upp er haft samband við viðeigandi stuðningsfólk.
• Backups eru teknar daglega, klukkustundar (snapshots) og nætur (fullt öryggisafrit) og geymd á dulkóðuðu geymslu.
• Einnig er hægt að skoða ýmsar jarðfræðilegar einkenni á svæðinu.

Examinare utanaðkomandi þjónustu og Customer Zone.

Ytri þjónusta Examinare (ekki geymsla könnunargagna) er hýst innan ESB aðallega í gagnamiðstöðvum í Frakklandi. 

• Gagnaverin eru búin eldvarnar- og loftræstikerfi. Það eru til nokkur sjálfvirk reykskynjunarkerfi. Loftkælingarkerfi tryggir að hitastigið sé alltaf lágt og að rakastigið sé ákjósanlegt.
• Gagnaverin eru búin aukarafmagnskerfi og dísilrafmagni sem tryggir rafmagn til netþjónanna og er það nýtt til að tryggja öryggi gagna.
• Hár getu tengingar tryggja aðgang notenda að þjónustunni.
• Aðeins viðurkennt starfsfólk hefur aðgang að gagnasalnum.
• Examinare ytri umhverfi og net er varið með eldveggjum. Að auki er Examinare fyrirbyggjandi með því að fylgjast með og greina eldvegg og kerfisannál.
• Examinare ytri er fylgst með á hverri mínútu fyrir aðgangsvandamál. Ef einhver vandamál koma upp er haft samband við viðeigandi stuðningsfólk.
• Afritun er tekin daglega og geymd á dulkóðuðu geymslu.
• Einnig er hægt að skoða ýmsar aðrar byggingar í hverfinu sem eru aðskilin frá öðrum byggingum.

Sérstök gagnagrunnsgeymsla í pöntun.

Þar er að finna ýmsar byggingar frá Kanada, Singapúr og Rússlandi. Aðeins viðskiptavinir sem panta sérstaka gagnagrunnsgeymslu hafa virkar gagnatengingar til erlendra svæða. Ef einstaklingur hefur ekki pantað sérstaka gagnagrunnsgeymslu verða gögnin geymd í Svíþjóð og Frakklandi.

 Þekking og upplýsingavernd.

• Aðeins fáir lykilmenn vita hvernig öryggiskerfið er byggt.
• Allt starfsfólk er bundið trúnaðarsamningi sem kemur í veg fyrir dreifingu gagna, upplýsinga og persónuupplýsinga einstaklings eða viðskiptavinar. Aðeins viðurkennt starfsfólk hefur aðgang að gögnum og réttindi eru stjórnað af Examinare AB.

Viðburðastjórnun

Í GDPR er ný krafa um atvik í persónuupplýsingum, sem felur í sér að tilkynna um atvik til Öryggisstofnunar innan 72 klukkustunda. Til þess að uppfylla nýjar skyldur samkvæmt reglugerðinni er mikilvægt að hafa fullnægjandi verklagsreglur til að greina, tilkynna og rannsaka atvik í tengslum við persónuupplýsingar.

Atvik

Ef atvik sem tengist áætluninni á sér stað getur það falið í sér atvik sem varðar persónuupplýsingar. Vandamál í Examinare hugbúnaði sem býr til röng gögn eða vantar gögn er flokkað sem atvik sem tengist forritinu. Ef þessi gögn innihalda persónuupplýsingar verður það einnig persónuupplýsingaviðburður. Það getur einnig verið persónuverndarbrot, ef öryggisatvik leiðir til óheimilar birtingar eða óheimils aðgangs að persónuupplýsingum sem eru unnar.

Incident Process

Examinare er með atvikateymi sem stjórnar nauðsynlegri samræmingu, samskiptum og ábyrgð til að meta, bregðast við og læra af atvikum til að draga úr hættu á endurtekningu. Það fer eftir eðli og áhrifum atburðarins hverjir taka þátt í að stjórna atburðinum. Meðhöndlunarferlið er grundvöllur flæðisins, sem með viðbótarferlum skýrir hver gerir hvað og hvernig á að takast á við ástandið. Ferlinu er skipt niður í undirferli sem eru greining á atviki, mat á áhrifum, aðgerðaferli, samskipti og orsakagreining (RCA).

Þegar greint er frá atviki er nauðsynlegt að greina tegund atviks. Í undirferlinu Áhrifamat er greining á því að hve miklu leyti viðskiptavinir og notendur verða fyrir áhrifum af atvikinu og hvaða afleiðingar það hefur. Aðgerðaferlið fer fram í því að meta og forgangsraða vandamálinu til að vernda aðgerðaráætlunina sem og framkvæmd aðgerðarinnar. Í persónuupplýsingum atvik, samantekt á skýrslu sem lýsir því að við ættum að fela í sér upplýsingar um:

• Hvers konar atvik er ūetta?
• Hvaða flokkar fólks geta orðið fyrir áhrifum?
• Hversu marga varðar það?
• Hvaða afleiðingar getur atvikið haft?
• Hvaða ráðstafanir hafa verið gerðar til að koma í veg fyrir neikvæðar afleiðingar?

Atvik og aðgerðir eru sendar til viðkomandi einstaklinga. Þegar um persónuverndarbrot er að ræða er tilkynning til Samþættingarverndarstofnunar hluti af þessu undirferli. Eftir að aðgerðir hafa verið gerðar og viðkomandi hefur verið upplýstur er orsakagreining gerð til að koma í veg fyrir að vandamálið komi aftur upp.

Vinnslusamningur Examinare um persónuupplýsingar

Ábyrgðaraðili: „Viðskiptavinur“ og
Vinnsluaðili: Examinare AB
Fyrirtækjanúmer: 556773-2598 Stofnland: Svíþjóð.

„Gögnavinnsluaðili“ vísar til Examinare AB fyrir þá þjónustu sem skráð er í Examinare AB Samningar undirritaðir á pöntun. Gagnastjórnandi vísar til viðskiptavinar. Þessi samningur felur einnig í sér þjónustu undirrituð á vörumerki síður í eigu Examinare AB, en stunda viðskipti undir vörumerki/vörumerki í eigu Examinare AB.

Tengilið Examinare fyrir almennar spurningar um samninginn og úrvinnslu Examinare á persónuupplýsingum er að finna á https://www.examinare.com/integrity-security/

1. Inngangur

1.1 Báðir aðilar staðfesta að undirritaðir hafi umboð til að gangast undir þennan gagnavinnslusamning („Samningur“), sem er óaðskiljanlegur hluti af þjónustusamningnum sem undirritaður er milli aðila („Þjónustusamningur“). Þessi samningur gildir um vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við hvaða þjónustusamning sem er í gildi.

1.2 Examinare starfar í samræmi við persónuverndarstefnu Examinare, sem er aðgengileg á https://www.examinare.com/privacy-policy/

2 Skilgreiningar

2.1 Skilgreining á persónuupplýsingum, sérstakir flokkar persónuupplýsinga (viðkvæmar persónuupplýsingar),
Vinnsla persónuupplýsinga, gagnaþega, gagnastjórnanda og gagnavinnsluaðila er sú sama og notuð er í gildandi löggjöf um gagnavernd, þar á meðal almennu reglugerðinni um gagnavernd (GDPR), samkvæmt þessum samningi, og í Evrópu frá 25. maí 2018 og viðbótarlöggjöf sem gildir á hverjum tíma í hverju landi fyrir sig, saman nefnd hér á eftir „gildandi lög um gagnavernd“.

2.2 Í þessum viðauka er vísað til gagnastjórnanda sem „viðskiptavinar“ eða „aðila“, gagnavinnsluaðila sem „Examinare“ eða „aðila“ og sameiginlega sem „aðila“.

3 Umfjöllun

3.1 Samningurinn gildir um vinnslu Examinare á persónuupplýsingum fyrir hönd viðskiptavinarins og lýsir því hvernig Examinare tryggir gagnavernd með tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum samkvæmt gildandi lögum um gagnavernd.

3.2 Tilgangurinn með vinnslu Examinare á persónuupplýsingum fyrir hönd viðskiptavinarins er að uppfylla skyldur samkvæmt viðeigandi þjónustusamningi fyrir þjónustu sem veitt er.

3.3 Samningur þessi gildir framar öllum ósamrýmanlegum ákvæðum um vinnslu persónuupplýsinga í þjónustusamningum eða öðrum samningum sem gerðir eru milli aðila.

4 Skyldur Examinare

4.1 Examinare getur aðeins unnið úr persónuupplýsingum fyrir hönd og í samræmi við skjalfestar leiðbeiningar viðskiptavinarins. Með því að gangast undir þennan samning leiðbeinir kennari viðskiptavinar Examinare um að vinna úr persónuupplýsingum á eftirfarandi hátt:
(i) aðeins í samræmi við gildandi lög; (ii) til að uppfylla allar skuldbindingar samkvæmt þjónustusamningum sem gilda um þjónustu sem veitt er; (iii) eins og frekar er tilgreint í venjulegri notkun viðskiptavinar á þjónustu Examinare; og (iv) eins og tilgreint er í þessum samningi.

4.2 Examinare hefur enga ástæðu til að trúa því að það sé löggjöf sem kemur í veg fyrir að Examinare fylgi leiðbeiningum sem gefnar eru upp hér að ofan. Examinare mun, eftir að hafa orðið meðvitað um það, upplýsa viðskiptavininn ef leiðbeiningar viðskiptavinarins eða vinnsla, samkvæmt Examinare, brýtur gegn gildandi gagnaverndarlöggjöf.

4.3 Flokkar gagnaþega og persónuupplýsinga sem falla undir vinnslu í þessum samningi eru settar fram í þessu skjali.

4.4 Examinare mun tryggja trúnað, heilleika og aðgengi að persónuupplýsingum í samræmi við gildandi gagnaverndarlög. Examinare mun framkvæma kerfisbundnar, skipulagslegar og tæknilegar ráðstafanir til að tryggja viðeigandi öryggisstig, með hliðsjón af nýjustu tækni og framkvæmdarkostnaði í tengslum við áhættu sem felst í vinnslu og tegund persónuupplýsinga sem þarf að vernda.

4.5 Examinare mun aðstoða viðskiptavininn með viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum eins langt og mögulegt er með hliðsjón af tegund vinnslu og upplýsingum sem Examinare hefur aðgang að til að uppfylla skyldur viðskiptavinarins samkvæmt gildandi gagnaverndarlöggjöf varðandi beiðnir frá gagnaþegum og almenna gagnavernd samkvæmt reglugerð um gagnavernd í greinum 32-36.

4.6 Ef viðskiptavinur þarfnast upplýsinga um öryggisráðstafanir, skjöl eða aðrar upplýsingar um hvernig Examinare meðhöndlar persónuupplýsingar og slíkar beiðnir fela í sér fleiri upplýsingar en þær staðlaðar upplýsingar sem Examinare veitir til að uppfylla gagnaverndarlöggjöf sem persónuupplýsinganefnd og þetta felur í sér meiri vinnu fyrir Examinare, getur Examinare krafist þess að viðskiptavinur greiði fyrir slíka viðbótarþjónustu.

4.7 Examinare og starfsfólk þess/samstarfsaðilar/ytri ráðgjafar munu tryggja trúnað persónuupplýsinga sem unnar eru samkvæmt þessum samningi. Þetta skilyrði gildir einnig eftir að samningur hefur runnið út.

4.8 Examinare mun, með því að upplýsa viðskiptavininn tafarlaust og ónauðsynlega, gera viðskiptavininum kleift að uppfylla lagalegar kröfur sem gilda um upplýsingar til viðeigandi gagnaverndaryfirvalda og skráðar persónuupplýsingar.

4.9 Ennfremur, eins langt og mögulegt er og lög leyfa, mun Examinare upplýsa viðskiptavin um:
(i) beiðnir um birtingu persónuupplýsinga sem fengnar eru frá skráðum einstaklingi (ii) fyrirspurnir frá yfirvöldum, svo sem lögreglu, um birtingu persónuupplýsinga.

4.10 Examinare getur ekki svarað beint beiðnum frá skráðum án leyfis viðskiptavinarins. Examinare getur ekki birt efni sem tengist samningi við yfirvöld eins og lögreglu, þar á meðal persónuupplýsingar, nema í lögum, svo sem dómsúrskurði eða svipaðar ákvarðanir.

4.11 Examinare hefur ekki stjórn á því hvort og hvernig viðskiptavinur velur að nota samþættingu þriðja aðila í gegnum API Examinare, með beinni gagnatengingu eða álíka. Ábyrgð á slíkri samþættingu við þriðja aðila er eingöngu á ábyrgð viðskiptavinarins. Examinare ber ekki ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga í gegnum slíka samþættingu þriðja aðila.

5 Skyldur viðskiptavina

5.1 Með undirritun þessa samnings viðurkennir viðskiptavinur að viðskiptavinur:

• Þegar þú notar þjónustu sem veitt er af Examinare í samræmi við viðeigandi þjónustusamning fyrir þjónustuna sem veitt er, mun vinna úr persónuupplýsingum í samræmi við kröfur núgildandi gagnaverndarlöggjafar.
• hafa lagalegan grundvöll til að vinna úr og birta viðeigandi persónuupplýsingar til Examinare (þ.m.t. undiraðstoðarmenn sem Examinare notar)
• Við erum einir ábyrgir fyrir nákvæmni, heilleika, innihaldi, áreiðanleika og lögmæti persónuupplýsinga sem sendar eru til okkar. Examinare.
• hefur uppfyllt allar lögboðnar kröfur og skyldur til að tilkynna eða fá leyfi frá viðkomandi yfirvöldum um vinnslu persónuupplýsinga.
• hefur uppfyllt skyldur sínar til að veita skrásetjanda viðeigandi upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga í samræmi við gildandi persónuverndarlög.
• samþykkir að Examinare hafi veitt ábyrgð varðandi framkvæmd tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana, sem eru nægilegar til að vernda heilindi og persónuupplýsingar skráningaraðila.
• Þegar þú notar þjónustu sem Examinare veitir samkvæmt þjónustusamningnum, mun þú ekki senda neinar viðkvæmar persónuupplýsingar eða gögn sem tengjast ákærum í sakamálum og brotum til Examinare. Ef slíkur flutningur á sér stað getur Examinare ekki verið gert ábyrgt fyrir óviðeigandi meðhöndlun þessara viðkvæmu persónuupplýsinga.
• Við munum halda uppfærðri skrá yfir tegundir og flokka persónuupplýsinga sem eru meðhöndlaðar.

6 Notkun undirborða og gagnaflutnings.

6.1 Sem hluti af afhendingu þjónustu til viðskiptavinarins í samræmi við viðeigandi þjónustusamning fyrir þjónustuna sem veitt er og þennan samning getur Examinare notað undirverktaka í hlutverki undirverktaka. Slík undirfyrirtæki geta verið systurfyrirtæki Examinare AB eða utanaðkomandi undirverktakar (þriðju aðilar) innan eða utan ESB. Examinare mun tryggja að samningsaðilar samþykki að axla ábyrgð sem samræmist þeim skyldum sem fram koma í þessum samningi.

6.2 Helstu undirverktakar með aðgang að persónuupplýsingum eru birtir á persónuverndarsíðu Examinare https://www.examinare.com/integrity-security/, sem hafa verið samþykkt af viðskiptavini sem undirverktaka. Examinare áskilur sér rétt til að halda undirverktaka sem vinna sem utanaðkomandi „starfsmenn“ falinn á netinu vegna persónulegrar heiðarleika.

6.3 Viðskiptavinur getur hvenær sem er óskað eftir heildaryfirliti og nánari upplýsingum um þá undirverktaka sem taka þátt í afhendingu þjónustunnar samkvæmt þjónustusamningnum.

6.4 Ef undirverktakar eru utan ESB mun Examinare tryggja að flutningurinn fari fram í samræmi við gildandi persónuverndarlög. Viðskiptavinurinn veitir Examinare hér með heimild og vald til að tryggja viðeigandi lagagrundvöll fyrir flutning persónuupplýsinga út fyrir ESB fyrir hönd viðskiptavinarins, til dæmis með því að undirrita staðlaða samningsákvæði ESB eða flytja persónuupplýsingar í samræmi við Privacy Shield ESB / Bandaríkjanna.

6.5 Viðskiptavinur verður tilkynntur fyrirfram um breytingar á undirverktökum, sem vinna úr persónuupplýsingum, nema um sé að ræða undirverktaka sem vinna eingöngu sjálfstætt. Ef nýr undirverktaki virðist ekki fara eftir gagnaverndarlöggjöf og undirverktaki heldur áfram að fara ekki eftir gagnaverndarlöggjöf eftir að Examinare hefur haft nægan tíma til að tryggja að undirverktaki fari eftir reglum, getur viðskiptavinur sagt upp samningi. Slík uppsögn getur falið í sér rétt til að segja upp þjónustusamningi, í heild eða að hluta, í samræmi við uppsögnarákvæði í viðkomandi þjónustusamningi. Mikilvægur hluti slíks mats ætti að vera að því marki sem vinnsla undirverktaka á persónuupplýsingum er nauðsynlegur hluti af þjónustu sem veitt er samkvæmt þjónustusamningnum. Breyting á undirverktaka verður ekki í sjálfu sér talin brjóta gegn þjónustusamningnum.

 6.6 Með undirritun þessa samnings samþykkir viðskiptavinur að Examinare noti undirverktaka eins og lýst er hér að ofan.

7. Öryggi

7.1 Examinare skuldbindur sig til að veita hágæða öryggi í vörum sínum og þjónustu. Examinare veitir öryggisstig með skipulagslegum, tæknilegum og líkamlegum öryggisráðstöfunum, í samræmi við kröfur um upplýsingaöryggi sem lýst er í 32. gr. gagnaverndarreglugerðarinnar.

Ennfremur miðar innri gagnaverndarrammi Examinare AB að því að vernda trúnað, heilleika, réttmæti og aðgang að persónuupplýsingum. Eftirfarandi ráðstafanir eru sérstaklega mikilvægar í þessu sambandi:

• Flokkun persónuupplýsinga til að tryggja framkvæmd öryggisráðstafana sem samsvara áhættumati.
• Mat á notkun dulkóðunar og gerviauðkenningar sem áhættuminnkandi þátta.
• Takmörkun á aðgangi að persónuupplýsingum til þeirra sem þurfa aðgang til að uppfylla skyldur samkvæmt þessum samningi eða þjónustusamningi sem gildir um þjónustuna sem veitt er.
• Notkun kerfa sem greina, endurheimta, koma í veg fyrir og tilkynna um atvik varðandi persónuupplýsingar.
• Framkvæma öryggisgreiningar til að meta gæði núverandi tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með hliðsjón af kröfum núverandi löggjafar um gagnavernd.

8 Endurskoðunarréttindi

8.1 Viðskiptavinurinn hefur rétt á að framkvæma árlega endurskoðun á samræmi Examinare við skilmála samningsins. Ef lög krefjast þess getur viðskiptavinur óskað eftir endurskoðun oftar. Þar sem þjónusta Examinare AB er fjölnotendaumhverfi heimilar viðskiptavinur Examinare og sjálfstætt starfandi undirverktaka, af öryggisástæðum, að ákveða að endurskoðun skuli fara fram af hlutlausu þriðja aðila endurskoðanda sem Examinare velur. Endurskoðanir geta leitt til kostnaðar fyrir viðskiptavininn og verður í því tilfelli reiknað út til viðskiptavinarins.

8.2 Ef viðskiptavinur samþykkir ekki hlutlausan þriðja aðila endurskoðanda sem Examinare AB hefur valið getur viðskiptavinur, í samvinnu við Examinare AB, valið annan hlutlausan þriðja aðila endurskoðanda á eigin kostnað. 

8.3 Viðskiptavinur ber ábyrgð á öllum kostnaði sem hlýst af beiðni um endurskoðun. Aðstoð Examinare sem fer út fyrir hefðbundna þjónustu sem Examinare AB og/eða undirverktakar Examinare veita til að uppfylla gildandi gagnaverndarlöggjöf verður gjaldfærð.

9 Lengd og uppsögn

9.1 Þessi samningur gildir svo lengi sem Examinare meðhöndlar persónuupplýsingar fyrir hönd viðskiptavinarins í samræmi við viðeigandi þjónustusamning.

9.2 Samningi lýkur sjálfkrafa þegar þjónustusamningurinn rennur út. Við uppsögn samningsins mun Examinare eyða persónuupplýsingum sem unnar eru fyrir hönd viðskiptavinarins, í samræmi við gildandi ákvæði í viðkomandi þjónustusamningi. Nema annað sé samið skriflega, mun kostnaður við slíkar aðgerðir byggjast á;
i) tímaáætlun Examinare og ii) flækjustig þess ferlis sem óskað er eftir.

9.3 Examinare getur varðveitt persónuupplýsingar eftir að samningi hefur verið sagt upp, að því marki sem krafist er samkvæmt lögum, með sömu tegund tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana og lýst er í þessum samningi.

10 Ábyrgð og ábyrgð

10.1 Ábyrgð vegna brota á skilmálum þessa samnings verður stjórnað af ábyrgðarákvæðum í viðkomandi þjónustusamningi milli aðila. Þetta á einnig við um hugsanleg brot sem undirverktakar Examinare hafa framið.

11 Gildandi lög og lögsögu

11.1 Samningur þessi er háður gildandi lögum og lögsögu sem tilgreind er í viðkomandi þjónustusamningi milli aðila.

12 Flokkar persónuupplýsinga og skráðir

12.1 Þar sem þjónusta Examinare gerir viðskiptavinum kleift að vinna úr handahófskenndum gögnum innan þjónustunnar er ekki hægt að tilkynna almennt um flokka gagnaþega og persónuupplýsinga sem falla undir vinnslu. Þessar upplýsingar eru á ábyrgð viðskiptavinarins að skrá sig.

12.2 Viðskiptavinurinn má ekki flytja neinar viðkvæmar persónuupplýsingar til Examinare. Ef slíkur flutningur á sér stað getur Examinare ekki verið gert ábyrgt fyrir óviðeigandi meðhöndlun þessara viðkvæmu persónuupplýsinga. Viðkvæmar persónuupplýsingar eru skilgreindar í gildandi persónuverndarlögum, þ.e.:

• Kynþáttur eða þjóðernisuppruni, pólitískar skoðanir, trúarbrögð eða heimspekileg trú,
• Upplýsingar um heilsu,
• upplýsingar um kynlíf eða kynhneigð einstaklings,
• aðild að stéttarfélagi,
• Erfðafræðileg gögn eða líffræðileg gögn til að auðkenna einstakling einkvæmlega

12.3 Viðskiptavinur má heldur ekki flytja persónuupplýsingar sem tengjast ákærum í sakamálum og brotum.

13 Yfirlit yfir núverandi undirverktaka

13.1 Núverandi undirverktakar (að undanskildum sjálfstætt starfandi undirverktökum sem starfa sem ráðgjafar) Examinare, sem hafa aðgang að persónuupplýsingum viðskiptavinarins, má finna á:

https://www.examinare.com/integrity-security/

14. Undirritun samnings

14.1 Gagnavinnslusamningurinn er innifalinn í öllum samningum okkar og þjónustuskilmálum og þarf ekki að undirrita hann. Hins vegar, ef viðskiptavinurinn þarfnast undirritaðs afrits af samþykktinni til að vista í samræmi við eigin innri reglur, er hægt að undirrita þennan samning á netinu án kostnaðar með því að biðja um það innan viðskiptavinasvæðisins þíns. Gakktu úr skugga um að upplýsingarnar þínar séu uppfærðar innan viðskiptavinasvæðisins áður en þú biður um undirskriftarferlið. Aðeins 1 beiðni verður gerð á viðskiptavinasvæði án kostnaðar.

14.2 Viðskiptavinurinn undirritar samninginn fyrst og síðan er skjalið sent til okkar GDPR ábyrgur hluti mun undirrita (Innan 4 virkra daga). Eftir undirritun verður skjalið sent sem pdf-útgáfa sem sönnun á samþykki til beggja aðila.

14.3 Viðskiptavinurinn samþykkir að Examinare geymi undirskriftina stafrænt í kerfum sínum og/eða geri hana aðgengilega fyrir viðskiptavininn á viðskiptavinasvæði Examinare eða vörumerkjasvæði viðskiptavina vörumerkjaþjónustu í stjórn Examinare og getur deilt undirrituðu skjalinu innan stofnunarinnar og utanaðkomandi undirverktaka að beiðni.

15. Ágreiningur 

15.1 Ágreiningur milli Examinare og viðskiptavinarins sem stafar af þessum samningi skal í fyrsta lagi leyst beint milli aðila. Ef ekki er náð samkomulagi innan þriggja (3) mánaða frá því að aðili tilkynnti um málið skal ágreiningurinn ákveðinn af sænskum dómstólum. Héraðsdómur Kristianstad hefur einkarétt á lögsögu.

Ekki er hægt að áfrýja ákvörðun héraðsdóms í Kristianstad.